Når E-mails ødelægger din produktivitet

E-mailen er en uundværlig del af både vores arbejds- og privatliv. Det behøver vi ikke at diskutere, men mange betragter ikke indbakken som den arbejdsopgave, den er. Og det er en af de helt store daglige tidsrøvere. Du skal håndtere din e-mailkonto korrekt ellers kommer den meget let til at sætte dagsordenen for din dag.

Mange har svært ved at administrere deres indbakke. Og resultatet er, at de ligger begravet under et sneskred af mails og konstant arbejder med brandslukning i stedet for at styre slagets gang og arbejde med planlagte opgaver.

E-mails skal også være en planlagt opgave. I gamle dage kom posten én gang om dagen – måske to, hvis du arbejdede i en større virksomhed. Nu kommer vores ”breve og ligegyldige postkort” uafbrudt døgnet rundt. Derfor er du nødt til at lave struktur og se håndtering af dine e-mails som den arbejdsopgave, det er.

Hvis du tjekker din indbakke hvert 10. min., har den åben foran dig på den ene skærm eller bare har svært ved at holde dig fra den, så er der her et par gode råd, som du bør overveje:

1. Kontroller din e-mail én eller to gange om dagen på faste tidspunkter

Dette punkt er vanskeligt, for du har helt sikkert din e-mail-konto synkroniseret med alle dine enheder – også med din telefon. Det er fristende at stoppe alt og tjekke din e-mail (og dine sociale medier) hver gang, du får en notifikation, for det pirrer vores nysgerrighed.

Det forstyrrer ikke bare det, du er i gang med. Du bliver fristet til at svare på meddelelsen, til lige at kigge lidt mere i indbakken og vupti er der gået ½ time med det. Eller du åbner mailen, skimmer den, hopper videre og glemmer derefter alt om den, selvom den kræver et svar, fordi den om en time eller 2 ligger som læst længere nede i indbakken mellem diverse nyhedsbreve og andre halvlæste mails.

I stedet for skal du have et fast tidspunkt på dagen, hvor du gennemgår din indbakke, prioriterer og besvarer mails. Det er (for de fleste) passende at gøre 1-2 gange om dagen. Man afsætter tid til arbejdsopgaven ”at tjekke indbakke”.

Mange selvstændige finder hurtigt ud af, at det fungerer godt at kontrollere indbakken sidst på formiddagen og igen lige før fyraften.

2. Opret skabeloner

Som virksomhedsejer får du ofte de samme spørgsmål. Hvis du sælger noget, der f.eks. skal installeres, samles eller startes op på en bestemt måde, får du helt sikkert e-mails fra nye kunder, der spørger, hvordan de skal installere, samle eller starte produktet op. Du skal have en skabelon til den slags besvarelser, som du har liggende klar og så bare Copy-Paste svaret ind i mailen.

Udbyg din skabelon, lav tilføjelser, hvis den ikke helt dækker et spørgsmål og GEM den. Det sparer dig for en masse tid og du ved, at dine kunder får et kvalitetssvar hver eneste gang ligegyldigt, hvor presset du er eller om du har andre til at besvare for dig.

Lav skabeloner for alle typer af svar. Hav dem liggende i en “Skabeloner til besvarelser” mappe på dit drev. Du vil elske det.

3. Beslut dig hurtigt

Udskydelser er den store fjende, også når det handler om e-mail-produktivitet.
Du har kun 4 muligheder, når det kommer til håndtering af e-mails.

Du kan

svare,
arkivere
delegere eller
slette dine e-mails

Når du har truffet en beslutning, skal du spørge dig selv, om du har brug for oplysningerne senere. Det er ikke et svært spørgsmål, når det drejer sig om en elektronisk faktura, men der er også andre samtaler, som skal gemmes til senere brug og som derfor arkiveres.
Men e-mails, der ikke er vigtige eller som du ikke behøver at følge op på, kan slettes med det samme.

4. Du kan stadig bruge en telefon!

Nogle gange er der mere brug for et gammeldags telefonopkald. Det kan være meget vigtigt, når du håndterer situationer, der kan være vanskelige. Du kan have stor fordel af at kunne høre tonen, stemningen og du har mulighed for at afbøde eller præcisere emnet på en måde som ikke lader sig gøre via mail korrespondancer. Og den slags mere vanskellige “samtaler” går bare meget hurtigere, når man taler sammen istedet for at maile.

Hvis du vil vide mere om e-mails og produktivitet…

Det er vanskeligt at styre sin indbakke. Men det kan læres og du vil spare meget mere tid end du aner. Med de rigtige systemer på plads, kan du gøre det håndterbart og effektivt. Tag kontrol over din indbakke og stop det elektroniske hamsterhjul.

Jeg har lavet et 30 min. foredrag til produktivitetsworkshop om til et kort online-foredrag, der giver dig tips og ideer til, hvordan du kan øge din produktivitet, når det kommer til de daglige kontoropgaver.

Det er gratis og du finder det her:

Gratis kursus om, hvordan du øger din produktivitet ved at fjerne forstyrrelser.

“Øg din produktivitet. Få mere tid, mere energi og meget mindre stress”

Gratis online-foredrag til dig, der gerne vil have nogle fif til, hvordan du kan blive meget mere produktiv, få mere energi og mindre stress på arbejdspladsen.

Kurset består af 4 korte videolektioner, der varer knap 20 min. plus 2 arbejdsark, mine slides og noter samt en lille ressourceliste.

Få adgang til kurset i 1 mdr. her: Klik her for at gå til kurset

Planlæg din succes. Gør dine drømme og visioner til virkelighed

Hvis du er interesseret i planlægning og målopfyldelse, kan du komme meget hurtigt i gang ved hjælp af vores online kursus “Planlæg din succes” i serien “Lær det på én time“.

Kurset består af korte videolektioner, der sammenlagt varer knap 40 min. plus guiden “Planlæg din succes” og målsætnings-og planlægningsværktøj for hele året både som skrivebar PDF og som Excel. Desuden en Trello skabelon som sprint board.